Bahkan sebelas perguruan tinggi yang berstatus Badan Hukum mendirikan organisasi yang bernama Paguyuban Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI). Lembaga tersebut menjadi salah satu contoh baik dalam penyelenggaraan kearsipan. Karena dengan adanya wadah bersama mereka bisa saling berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam pengelolaan kearsipan di lembaga masing-masing.
Setiap lembaga pencipta arsip harus terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan, karena merekalah yang mengetahui pertama kapasitas dan nilai guna arsip yang mereka ciptakan.
Penyelenggaraan kearsipan harus menjadi bagian dari kinerja masing-masing lembaga dan menjadi salah satu tolok ukur keberhasilan lembaga tersebut secara menyeluruh dan periodik. Jika semua lembaga yang ada di setiap daerah mampu menyelenggarakan kearsipan dengan baik, maka keberlangsungan lembaga tersebut akan bertahan dengan baik pula.
Ada beberapa keuntungan yang diperoleh oleh lembaga yang bersangkutan jika mampu menyelenggarakan kearsipan dengan baik. Pertama, arsip yang mereka simpan bisa digunakan untuk landasan pengambilan kebijakan dan pertimbangan keputusan pada tahun-tahun sesudahnya.
Pengambilan berbagai kebijakan yang dilakukan oleh lembaga akan baik jika bertumpu pada keberhasilan maupun kegagalan tahun-tahun sebelumnya. Untuk melihat keberhasilan dan kegagalan atas realisasi kebijakan yang telah dijalankan bisa dilihat pada arsip-arsip yang mereka miliki.
Jika sebuah lembaga tidak menyimpan arsip dengan baik, niscaya banyak kebijakan yang dihasilkan tanpa landasan yang kuat dan terkesan hanya formalitas belaka.
Kedua, penyelenggaraan kearsipan yang baik di masing-masing lembaga akan memudahkan dalam mengevaluasi kinerja lambaga yang bersangkutan secara internal beserta seluruh perangkat yang ada di lembaga tersebut.
Evalusai kinerja secara periodik sangat penting dilakukan dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kinerja lembaga tersebut.
Ketiga, penyelenggaraan kearsipan yang baik juga akan menjadi sumber informasi bagi masyarakat luas atas jalannya penyelenggaraan lembaga tersebut.
Keempat, penyelengaraan kearsipan yang baik akan memudahkan pengawasan atas lembaga dimaksud, baik oleh pimpinan, staf, dan semua pihak yang berkepentingan atas penyelenggaraan lembaga tersebut secara baik.
Kita harus mengambil pelajaran dari sejarah penyelenggaraan arsip di Indonesia pada masa kolonial Belanda. Pada masa itu penyelenggaraan arsip dilakukan dengan amat baik, sehingga saat ini kita bisa mengetahui berbagai informasi penyelenggaraan kolonialisme di Indonesia dari khasanah arsip yang masih tersimpan rapi sampai saat ini.
BACA JUGA: Kupas Kisah Sejoli Rama-Sinta, Sruntulisme Gelar Pameran Arsip Ramayana
Dugaan saya, kolonialisme atau penjajahan Belanda di Indonesia bisa berlangsung amat panjang karena mereka menyelenggarakan kearsipan dengan sangat baik dan rapi sehingga mampu mengontrol setiap gerak masyarakat dengan sangat teliti. Nyaris tidak ada kesempatan bagi rakyat untuk mengungkit eksistensi kolonialisme Belanda di Indonesia selama ratusan tahun.
Kita baru bisa merdeka setelah sebagian rakyat melek huruf, mampu membaca, dan terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan pemerintah kolonial Belanda. Dengan cara seperti itu rakyat mengetahui masa lalu bangsanya sehingga timbul kesadaran untuk melawan penjajah.
Jadi, penyelenggaraan kearsipan yang baik di setiap lembaga akan mempengaruhi eksistensi lembaga tersebut. Baik secara internal maupun eksternal. (*)
(Oleh: Purnawan Basundoro, sejarawan dan dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Airlangga)