Pentingnya Pengelolaan Arsip (1): Mutlak Dikelola Baik

HARIAN DISWAY - Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Arsip tersebut dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 

Hampir setiap hari lembaga negara, baik di tingkat pusat sampai tingkat daerah, menghasilkan produk arsip atau rekaman kegiatan yang sangat banyak sebagai konsekuensi atas penyelenggaraan negara. 

Arsip memiliki kegunaan yang sangat luas sehingga keberadaan arsip harus terjaga dengan baik. Hampir semua kategori arsip memiliki kegunaan masing-masing.

Arsip dinamis memiliki nilai guna langsung dalam proses aktivitas administrasi sehari-hari di lembaga-lembaga tertentu. Sehingga dalam jangka waktu tertentu harus tersimpan dengan baik di lembaga penghasil arsip tersebut.

BACA JUGA: Dari Pameran Arsip ke Museum Covid-19, Mungkinkah?

Dalam jangka panjang arsip dinamis akan berubah menjadi arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan berstatus sebagai arsip statis. Walaupun statusnya telah inaktif dan statis tapi bukan berarti arsip tersebut sudah tidak memiliki nilai guna lagi. 

Pada kasus tertentu arsip statis bahkan memiliki nilai yang amat tinggi karena memiliki nilai sejarah yang sangat penting. Dalam penelitian sejarah, arsip yang demikian itu menjadi bahan utama untuk merekonstruksi sejarah. 

Arsip memiliki posisi yang sangat penting -baik jangka pendek maupun jangka panjang- untuk kepentingan internal maupun kepentingan eksternal. Lembaga pemerintah yang tidak mampu mengelola arsip dengan baik akan mengalami rabun dekat maupun rabun jauh. Tidak mampu mengidentifikasi persoalan yang paling dekat maupun persoalan jauh ke depan.

Oleh karena itu arsip mutlak dikelola dengan baik karena memiliki kegunaan yang tinggi. Baik kegunaan untuk penyelenggaraan kenegaraan maupun untuk kepentingan penelitian.

Setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan berkewajiban untuk menyelenggaraan kearsipan. 

Penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Mengacu pada UU kearsipan, penyelenggaraannya dilakukan secara berjenjang, dimulai dari tingkat pusat sampai tingkat daerah, bahkan sampai tingkat lembaga. Masing-masing memiliki kewenangan sendiri terhadap penyelenggaraan kearsipan, dan bermuara di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). 

Saat ini penyelenggaraan kearsipan di semua level relatif semakin baik. Pada tingkat provinsi, hampir semua lembaga di bawah pemerintah provinsi sudah menyelenggarakan kearsipan dengan baik di bawah koordinasi dan bimbingan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. 

Sumber: